İlk konşimentonun devamında genellikle üçüncü bir yerde ilk konşimentonun düzenlenen bütün orijinallerinin teslim alınarak düzenlenen ikinci set konşimento işlemine SWITCH prosedürü denir. Üçüncü bir yerde düzenlenir tespiti; genelde yükleme veya boşaltma limanları dışında bu talebin oluşmasından kaynaklıdır.
Bu işlemdeki birinci ana prensip yeni set ile eski set konşimento arasındaki farkın (düzeltme talebinin) sadece konşimentonun gönderen (shipper-consignor), gönderilen (consignee) ve ihbar (notify) bölümlerinin değişikliğinden ibaret olmasıdır. İkinci ana prensip ise bu değişikliklerin mal henüz yolda iken ve ulaşması düşünülen ülkeye ulaşmadan- mal bilgileri gümrüğe sunulmadan önce olmasıdır. Unutmayalımki bu bilgilerin taşımacılar tarafından gümrüklere sunulmasında çok değişken zamanlar söz konusudur. Örneğin Brezilya için düşünecek olursak geminin Brezilya ilk limanına varmadan beş gün öncesinde bu işlemin yapılmış olması gerekmektedir.
Bu işlem neden meydana gelir, hangi ihtiyaç bu prosedürün uygulanmasını gerektirir?
Genelde bu ihtiyaç bir ürün alım satımında ürünü ilk tedarik edenle son alıcı arasında bir tacirin (trader) olmasından kaynaklı meydana gelir. Örnekleyecek olursak; Ülkesi İtalya dan Türkiye de bulunan ABC MERMER firmasından mermer tedarik edip bu mermeri Türkiye den Hindistan’a satan bir tacir vardır, bunun ismi XYZ ITALIANO olsun. XYZ ITALIANO Türkiye deki tedarikçisi olan ABC MERMER e Hindistan’ın BOMBAY limanına 4 X20’BO konteyner blok mermer sevkiyatı yapması konusunda siparişini iletir. Ama düzenlenecek konşimentolarda ABC MERMER in gönderen, kendisinin gönderilen olmasını da iletir. İhbar adresinde ise kendisinin kontağı olan Hindistan da bir kişiyi belirtir. Mal yola çıkıp ilk konşimento seti düzenlendiğinde ABC MERMER kendi lehine şartlar oluştuğunda konşimentonunda içinde bulunduğu belgeleri (vesaik) acilen İtalya daki müşterisi XYZ ITALIANO firmasına veya bankasına gönderir. XYZ ITALIANO firması hiç vakit kaybetmeden bu konşimentoları ilgili taşımacının en yakın ofisine götürür ve yazılı talimat vererek yeni bir set konşimento düzenlemesi için desteğini ister. Yeni set konşimentoda gönderen, gönderilen ve ihbar adreslerinin değişmesini istemektedir. Yeni set konşimentoda ; Gönderen XYZ ITALIANO , Gönderilen INDIA MARBLE, İhbar kişisi ise yine INDIA MARBLE olacaktır, yani ABC MERMER artık görünmeyecektir. Buradaki mantık son derece basittir; ilk tedarikçi ABC MERMER ile INDIA MARBLE ın birbirlerinden haberdar olmamasının sağlanmasıdır. Bu sayede XYZ ITALIANO şirketi iki şirket arasında malın ticaretini yapacak ve ticari kazanç elde edecektir.
Bu prosedürde XYZ ITALIANO şirketinin ticari taraflara ait bilgi gizliliği söz konusudur ve bunun güvencesi ise taşımacı şirketin ilgili acentaları veya işlemi bir taşıma işleri organizatörü yapıyorsa (Freight Forwarder) kendisidir. Bu değişikliği yapan şirket her iki tarafta bilgilerin gizliliğini sağlamakla sorumludur. Taşımacının veya taşıma işlerin organizatörünün acentaları mal yolda iken bu talep üzerine yazışırlar ve umulan zamanda gerekli düzeltmeyi yaparak XYZ ITALIANO şirketine eski set konşimentoyu eksiksiz teslim alarak yeni set konşimentoyu İtalya da teslim ederler. Bu işlemi yapan acentanın talebi yapan şirketin yetkilerine ve imza gerçekliğine azami dikkat etmesi gerekmektedir. Yeni set konşimentoyu teslim alan XYZ ITALIANO ise hiç vakit kaybetmeden diğer belgelerle birlikte yeni konşimentoyu INDIA MARBLE şirketine gönderir yada ilgili bankaya teslim eder.
Bu prosedürde üçüncü ana prensip gönderen, gönderilen ve ihbar adresleri dışında konşimento üzerinde başka hiçbir şeyin değiştirilemeyeceğidir. Örneğin yükleme limanı, mal cinsi, malın parça ve kilosu, yükleme tarihi (on board date) vb bilgiler asla değiştirilemez. Çünkü malın beyannamesi Türkiye de ABC MERMER tarafından açıkmış ve malın ne olduğu parça ve kilosu nettir. Ayrıca malın yüklendiği liman kesindir, bunun değişmeside olası değildir.
Yeni düzenlenen konşimento setinde eskisinden farklı yanıltıcı bilgiler olmamalıdır. Şu iyi bilinmelidir; Konşimentoyu elinde bulunduran iyiniyetli konşimento hamilleri eğer bu bilgi değişikliklerinden dolayı yanıltılıyorlarsa sorumlu bu değişikliği bilerek yapan acentalar olacaktır. Buna hukukta “üçüncü kişinin sahtekarlığı” denmektedir.
Piyasadaki bazı yanlış uygulamalarda gözlemlerimiz şu şekildedir; birinci set konşimento ele geçirilmeden güya “müşteri memnuniyeti niyetiyle” ikinci set konşimento hazırlanıp teslim edilmektedir. Bu kesinlikle son derece risklidir, en büyük yanılgı ise bir taahhütname alınarak bu işlemin yapılmasıdır. Alınan taahhütname kesinlikle hiçbir şekilde işlem yapan acentayı mahkemede korumayacaktır.
Bununla beraber birinci setin eksiksiz ele geçirilmesini yeterli bulmak ciddi yanılgı olur, ciro silsilesine ve talebi yapan yetkili kişinin -şirketin yazılı imzalı talimatı- imza sirküleri- vekaletnamesi aranmadan ikinci setin hazırlanmaması gerekir.
En büyük hatalardan birisi ise yine “müşteri memnuniyeti” niyetiyle yükleme ülke ve limanının değiştirilmesi ile ikinci konşimentoda mahreç saptırılmasına neden olunmasıdır. Bu sayede gerçekte ödenmesi gereken vergi miktarı ciddi oranda azalmakta ve ithalat ülkesi vergi kaybına neden olmaktadır. Ama şunu bilelimki hemen o gün olmasa bile başka bir gün (belki birkaç yıl sonra bile) devlet gelip bu mahreç saptırmasına neden olan işlemin sorumlusuna soruşturma açacaktır. Yükleme tarihi değişikliğide aynı sonuçları doğurmaktadır, bunlara izin verilmemesi güvenli – dürüst ve itibarlı ticaretiniz açısından son derece önemlidir.
İşlem yapılıp herşey yolunda gittikten bir müddet sonra bu konşimentonun kopyasının herhangi bir bahane ile gönderen tarafından istendiği görülmektedir. Bu durumda konşimentonun kopyası paylaşılmadan önce bu firmanın güncel kopyada bulunup bulunmadığına özenle dikkat eilmesi gerekir. Aksi halde ABC MERMER e yeni konşimentodaki bilgiler ulaşır ve ticari sır korunmamış olur. Bu durumda XYZ ITALIANO firmasının buna neden olana dava açması sözkonusu olabilir, çünkü korunması gereken ticari sırrı korunmamış ve zarara uğramıştır.
Bu prosedür kapsamında bilinenin aksine boşaltma limanı değişikliği yapılamaz. Bu işlem yapılacaksa (COD-change of destination) bu ayrı bir disiplin ve ayrı bir adımdır. Ayrıca talep edilmesi ve switch bill of lading prosedürü bittikten sonra ele alınması gereken bağımsız bir prosedürdür.
Ahmet AYTOGAN
